Generalforsamling 2020

 
 Til beboerne Ringdams Kobbel                                                               
 

        Indkaldelse til skriftlig generalforsamling for      Skovbyens Grundejerforening

                                                                     den 14-11- 2020
 

 På baggrund af den aktuelle situation vil vi lave en skriftlig generalforsamling hvilket vi håber at der er forståelse for selvom det er i strid med vedtægterne, så vi kan få afviklet de praktiske forhold inden næste generalforsamling.

 

        Det afvikles på denne måde:

 
  1. Denne indkaldelse indeholder de emner der skal tages stilling til, bemærkninger forslag kan du indflette i denne mail og returnerer til afsender fco@grundet.dk
  2. Svar mail vil blive gemt som dokumentation.
    1. Regnskab og budget vedhæftet
    2. 20-11-2020 (frist) Fremsendelse af forslag til bestyrelses kandidater og spørgsmål/bemærkninger
    3. 22-11-2020 Udsendelse til afstemning
    4. 27-11-2020 Sidste dato for indsendelse af afstemning
    5. 29-11-2020 Udsendelse af afstemningsresultat/referat
 

        Dagsorden:

 

1. Valg af dirigent.       Grundejerforeningen

 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år. 2019
 Først vil jeg gerne benytte lejligheden til at undskylde den noget usædvanlige situation vi er i, at vi først nu afholder denne noget alternative generalforsamling. Som desværre hænger sammen med Corona’en. Da det ikke ser ud til at blive bedre i den nærmeste fremtid, vil jeg mene, at dette er den bedste mulighed for at give Jer et indblik i vores foreningsarbejde over det sidste 1½års tid. Fra bestyrelsen side håber vi også at i er indforstået med at afholde generalforsamlingen på denne måde.
Status fra de 1½ år:
 Grønne arealer/Grøn vision
 Lokalrådets pulje på 500.000 kr. til den grønne vision for lokalområdet er ført ud i livet.
 Hvor vi på vores område har fået et område med ”udsået vildengblanding”, en skråning, et bart sand område med træstamme og sten og et insekt hotel. Da der stadig er lidt penge i puljen, er det blevet bestemt at vi også får sommerfuglehaven i forlængelse af skovbæltet. Som i projektudlæg fra grøn vision er beskrevet som ”Ønsker på sigt”.
 Som information til hele projektet Grøn Vision. Omkostninger forbundet med oprettelse dækkes af lokalrådet. Vores grundejerforening skal derefter stå for de løbende driftsomkostninger.
 De løbende driftsomkostninger vurderes dog ikke til at ændre budgettet for de grønne arealer.
 Legepladsen
 Det gamle område for legepladsen, er stadigt et bart sand område. Vi som bestyrelse er åbne hvis der skulle være forslag til hvad området kunne bruges til. For nu ser vi tiden an og prøver at holde ukrudtet nede.
 Dræn
 Vi har haft et problem mellem to stikveje, at et område til tider stod under vand. Området har et drænsystem, men virkede ikke efter hensigten. Vi har undersøgt dette og det viste sig, at dræn slangen  var beskadiget sandsynligvis på grund af tunge maskiner der har arbejdet i området skaden er nu udbedret.
 Skovbælte           
 Skovbæltet er nu så højt at vi ikke længer behøver at gøre noget ved bekæmpelse at græs mellem træerne. Der er dog et par bare områder hvor vi mener at der bør efterplantes et par træer.
 Skraldespande
 Skraldespanden på fællesområdet er nu renoveret og har fået en gang maling, vi har haft problemer med at spandene på det store område hurtigt blev fyldt op, hvilket skyldes at reklameomdeler fyldte dem op med reklamer i stedet for at bringe dem rundt vedkommende glemte lige at fjerne leveringsadresse så vi kunne kontakte reklamefirmaet og anmelde sagen.
 Til skraldespanden vil jeg gene benytte lejligheden til at informere at Freddy gør et overordentligt godt stykke arbejde med dette.  Ved at få disse tømt.
 Skraldespandene har en tendens til at blive hurtig fyldt da vi er den eneste grundejerforeninger der har skraldespande. Bestyrelsen vil derfor gerne tage det op med lokalrådet, at der kommer fokus på at der kom flere skrallespande i området. Og om disse ikke kunne komme på en kommunal tømningsplan.
 Fodbold mål
 Er blevet repareret og har fået nyt net.
 Afklaring med Tolstrup om græsslåning og udeståender
 Vi har fået en afklaring med Tolstrup på de områder, hvor vi ikke var enige med dem om faktureringer. Dette har endt med en positiv aftale for udeståender, mere vigtigt er, at vi nu har en fælles forståelse af faktureringer for fremtiden. Hvor vi betaler per klip.
 Vej
 Inspektion stikvej 1
 Ved sommerens inspektionsrunde, er der ikke fundet væsentligt reven dannelser dette år.
 Når det bliver forår, vil vi kontakte kommunen, for at se på muligheden at få en tilsvarende overfladebelægning, som der er på det første stykke af hovedvejen.
 Markeringen af bump på hovedvejen er ved at trænge til en fornyelse.
 Asfalt mellem vej og cykelsti
 Vi har fået lagt asfalt mellem vej og cykelsti.
 Fællesskab
 Sankt Hans  
 Vi har de sidste to år haft Sankthansfest ved bålpladsen.
 Hvor de fremmødte har hjulpet til med det fornøden og har været med til at gøre Sankthansfesten til en hyggelige tid sammen med andre fra vejen.
Hvilket jeg personlig synes godt om og gerne ser forsætter.
 3. Aflæggelse af regnskab for Skovbyens Grundejerforening 2019
 

     Bemærkninger til regnskab:

      Det forholdsvis store overskud skyldes uenighed med Tolstrup om antal fakturerede klipninger
      idet vi har gjort indsigelser mod antal og bedt om fakturering af det reelle antal hvilket efter flere
      henvendelser blev ikke afklaret derfor har vi i regnskab for 2018 haft en skyldig post på
      kr. 23.123,13.
      Vi har efter der hos Tolstrup er blevet ansat en projektleder forhandlet os frem til at skyldige beløb
      er blevet krediteret hvilket givet os ekstra besparelser på klipning, nu er der styr på faktureringer.
  

4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne. 2019

       Ingen
 

5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag og eventuelt indskud. 2019

       Bestyrelsens bemærkninger: Ingen kontingentforhøjelser
 

6. Valg af formand.                                  (på valg lige år)  Thomas Høj Kjeldsen

 

7. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleant(er)

 

     a.  Valg af kasserer:                             (på valg ulige år)      

 

     b.  Valg af 1 bestyrelsesmedlem         (på valg lige år   ) Jacob Nørregaard

 

                       2 bestyrelsesmedlemmer   (på valg ulige år )  

 

                                                                                                 

 

    c.  Valg af 1-2 bestyrelsessuppleanter  ( på valg hvert år) Knud Åge Bærenholdt                                                               

         Hvis der ikke indkommer andre forslag, er ovennævnte genvalgt
 

 

 

8. Valg af revisor og revisorsuppleant.

 

     a. valg af revisor                 (på valg lige år. )    Ove Johansen (modtager genvalg)

 

     b. valg af revisorsuppleant (på valg ulige år)

 

     Hvis der ikke indkommer andre forslag, er ovennævnte genvalgt

  

 9. Eventuelt.